Email Provider gibt es in großer Anzahl am Markt und jeder davon bietet ein Standard Email System an, das eine eigene Email Adresse umfasst sowie das Versenden und Empfangen von Emails ermöglicht.

Viele der Mail Provider offerieren darüber hinaus kostenlose Features wie Instant Messaging Systeme, die ebenfalls mit der eigenen Email Adresse und dem gewählten Passwort benutzt werden können, ohne dass man sich für diesen Service erneut registrieren muss.

Email Provider unterscheiden sich meist in zweierlei Hinsicht voneinander: zum einen hinsichtlich der Größe des Speicherplatzes, den sie für die eingehenden Emails zur Verfügung stellen, und zum anderen in der maximal möglichen Größe von Dateien, die man einer zu sendenden Email anhängen kann.

In den meisten Fällen limitiert ein Email Service Provider den Speicherplatz für Emails auf eine bestimmte Größe, je nachdem, wie viel ihnen selbst zur Verfügung steht. Dies kann von Provider zu Provider variieren.

Zu frühen Internetzeiten war der Storage Space von Email Systemen ziemlich begrenzt, doch durch die technologische Weiterentwicklung, insbesondere die Hard Drive Technologie, gelang es schnell, günstigen Speicherplatz dazu zu gewinnen. Dies ist der Hauptgrund, weshalb Email Provider ihren Kunden inzwischen sehr viel mehr Space anbieten können.

Die Maßeinheit dieses Speicherplatzes ist gewöhnlich MB (MegaBytes) oder GB (GigaBytes). Typischerweise bewegt sich die angebotene Größe zwischen den einzelnen Mail Providern von 100 MB bis 5 GB.

Die Maßeinheit dieses Speicherplatzes ist gewöhnlich MB (MegaBytes) oder GB (GigaBytes). Typischerweise bewegt sich die angebotene Größe zwischen den einzelnen Email Providern von 100 MB bis 5 GB.

Um diese Größe einmal zu veranschaulichen, kann folgendes Beispiel dienen: Eine durchschnittliche Email mit ausschließlich Text ist ungefähr 25 KB (KiloBytes) groß. 1 MB entspricht 1.024 KB. Das heißt, theoretisch würden 100 MB ausreichen, um zirka 4.096 Text-Emails zu speichern. In der Realität sieht das natürlich ein wenig anders aus: da wäre die Zahl an Emails geringer, denn normalerweise sind Emails auch formatiert, zum Teil in Fett- oder Kursivschrift, was ebenfalls Speicherraum verschlingt, ganz zu schweigen von Attachments wie Bilder oder Dokumente. Ein typisches Foto guter Qualität und Auflösung hat beispielsweise etwa 1 MB Größe. Wenn der Email Provider nun die Dateigröße für Anhänge auf 5 MB begrenzt, bedeutet dies, dass man mit einer E-Mail nicht mehr als fünf Fotos versenden kann.

Welchen Speicherplatz man benötigt, hängt also einerseits davon ab, wie viele und wie große Emails man zu empfangen glaubt, und andererseits davon, ob man diese dauerhaft speichern möchten oder die meisten bereits wieder löschen wird, nachdem man sie gelesen hat.

Manche der gängigen und populären Email Provider stellen heutzutage sehr viel Platz zum Speichern von Emails kostenlos bereit, so auch Greatnet aus dem bayerischen Hausham, ein Unternehmen, das professionelle Hosting Lösungen für kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie Privatpersonen im Portfolio hat.